ESG 경영 파트너 녹색바구니입니다. 회사원이라면 누구나 공감 가능한 주제에대해 얘기해보려 합니다.
바로, 알게 모르게 비용이 새는 3가지 CASE라는 주제입니다. 보통 기관이나 대기업의 경우 예산을 확정하고 구매를 진행하게 되므로, 예산 내 비용이라면 크게 신경쓰지 않는 경우가 있습니다.
하지만, 예산 내에서 구매를 한다고 해서 효율적으로 비용을 관리했다고 말하기가 힘듭니다.
이번 글에서 그 이유에 대해 나눠 보려합니다.
1. 간접 구매 항목을 관리하고 있지 않은 경우
간접 구매란, 제품을 생산하거나 용역을 수행하는데 주요하진 않지만 인쇄용지, 토너 , 사무용품 같이 업무를 진행하는데
꼭 필요한 재화를 구매하는 것을 말합니다.
대다수 기업 총무들의 롤은 주요 용역 사업이나, 제품에 크리티컬한 필수 자재에 대해선 비용 관리를 잘하는 것이 핵심적인 역량이라 할 수 있습니다. 하지만, 상대적으로 신경은 덜 쓸지만 전체 구매의 평균 10-15% 차지하는 간접구매에 대해서 신경을 쓰실 필요가 있습니다.
특히, 데이터화하지 않고 아직도 종이 영수증을 받아 관리하고 있는 경우는 시간적, 비용적 손해가 발생할 수 있습니다.
2. 데이터를 통합하여 관리하지 않는 경우
공공기관의 경우 일반적으로 200만원 이하의 상품일 때, 법인 카드 영수증만 있으면 구매 지출 증빙이 되므로 많은 분들이 법인 카드 지출을 선호하는걸로 알고 있습니다. 하지만, 종이 영수증을 받아 처리하는 총무의 입장에선 매번 종이 영수증
정보를 엑셀로 옮겨 정리해야되고, 같은 품목에 대해서 부서마다 다른 가격에 구매하는 경우가 발생할 수 있습니다.
그래서 한 곳으로 데이터를 모으는 것이 중요합니다.
3. 최저가만 고집하는 경우
마지막으로 '최저가가 꼭 답이다.'라는 경우입니다. 최저가는 물론 가격적으로 메리트가 있습니다. 하지만 '최저가'보다
중요한 것이 '효율성'입니다. 최저가 업체를 찾는 과정의 시간 소모가 엄청 납니다. 또한 불량이나 환불 이슈 등에대해서도 대응이 불가하는 경우가 생길 수 있습니다. 그래서 '기관에서 최저가보다 살짝 높은 금액을 구매하라' 라고 지침을 만든
이유도 그 때문입니다.
따라서 이러한 시간을 절감하기 위해 전문 MRO 대행 업체를 알아보는 것도 필요합니다. MRO 업체를 이용하게 되면 자주 사는 품목에 대해선 연간 단가 계약을 통해 고정된 가격으로 납품이 가능하고, 각 부서별 포인트 이슈도 방지할 수 있습니다. 또한 홈페이지 구매를 이용하기 때문에 부서의 구매 목록을 데이터화해서 한 눈에 볼 수 있다는 장점이 있습니다.
이상으로 오늘은 알게 모르게 비용이 새는 3가지 사례에 대해 알아보았습니다.
오늘 알려드린 정보가 많은 도움이 되었으면 좋겠습니다.
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